智能會務管理系統概述

信息化時代的今天，企業經營和管理趨于信息化和網絡化，加上國内國際企業的快速發展、集團化的步伐加快，預示着傳統的會議室預定管理需要改變。華威信息會議室預定系統可以幫助企業規範化電子化管理會議室資(zī)源，提高了會議室的使用率，節省會議組織者的時間，使企業的管理水平上一(yī)個台階。

簡要功能概述：

1) 網上查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時何地都可輕松實現。

2) 自動通知(zhī)：在線預定或取消，通過郵件或内部系統自動通知(zhī)相關人員(yuán)。

3) 圖表顯示：會議室的空閑/被預定時段一(yī)目了然，對會議室資(zī)源了如指掌，遠離(lí)沖突。

4) 智能的系統接口：可與客戶現有的辦公管理系統、門禁系統或其它信息系統進行無縫地結合，使企業的

   信息資(zī)源得到統一(yī)、充分(fēn)的共享與使用。

5) 獨立發布各類信息：每個會議室門口的液晶屏，不僅獨立顯示本會議室會議信息，更可獨立、自由發布

   企業其他資(zī)訊，支持文字、圖片和視頻等各種文本格式。

6) 會務服務管理：支持會前設備、服務預定以及會議進程中(zhōng)的服務呼叫等個性功能。

 2、預訂系統

會議室預訂系統采用B/S架構，通過浏覽器進行操作；會議室預訂系統即可以是一(yī)個獨立運行的管理系統，又(yòu)可以嵌入到公司原有的OA系統中(zhōng)作爲一(yī)個模塊。

實現的功能爲:維護會議室資(zī)源、查詢會議室預定信息、會議室預定/取消、會議室預定審批和會議室使用情況統計。

1）會議室預訂申請

首先，在申請預訂會議室時，可以通過多種組合條件（如會議室大(dà)小(xiǎo)、所在位置、會議室資(zī)源等）篩選來精确定位目标會議室并查看會議室的預定情況。系統采用表格和色塊來表示當前會議室的預訂情況。點擊已預訂的色塊，可查看預訂人、預訂時間、會議主題等信息; 點擊某個未預訂色塊，可直接進入該時段的申請預訂頁面。可查詢本人的申請曆史信息，包括申請的狀态、流程等對自己提交的申請，可進行撤銷、修改操作。會議室預訂既支持某個時間點的預訂，又(yòu)支持将一(yī)段時期内所有某個特定時間點的都預訂。

2）會議室審批

本系統如果集成在當前的協同辦公系統中(zhōng)，具體(tǐ)方式與目前的協同審批完全相同；如果是獨立于協同辦公系統的，則支持二級審批。預訂申請提交後，系統将自動匹配該會議室所對應的審批級别并建立申請流程，流程審批完成後，系統将認定該申請已成功。

會議管理員(yuán)可以查看到會議室預訂申請待審核列表，可修改該會議申請裏的内容，如果不允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發布會議”，發布後該會議進入已審核狀态，

如下(xià)圖：

3）會議室信息維護

維護各種會議資(zī)源和會議類型，定義會議審批流程。維護經常列席會議的外(wài)部單位/人員(yuán)。 會議資(zī)源可以在預訂會議室時進行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應，用戶預訂的會議提交後，系統可根據會議類型自動發起相應。

4）會議郵件通知(zhī)

如果系統爲獨立運行的方式，系統會集成Outlook的郵件功能，采用郵件通知(zhī)（預定、修改、取消的系統動作都将以郵件的方式通知(zhī)相關人員(yuán)）。

如果系統集成在協同辦公系統中(zhōng)，将采用信息通知(zhī)的方式。系統根據會議開(kāi)始時間和設定的提前提醒時間，進行提醒該會議參與人員(yuán)。

5）會議服務呼叫

爲了保證會議順利圓滿的召開(kāi)，以及提高與會人員(yuán)的滿意度，系統可以采集和顯示當前會議狀态，并可以開(kāi)放(fàng)相關功能模塊給後勤服務人員(yuán)，使服務人員(yuán)能及時響應會議的各種服務性需求。目前可以提供的會議狀态有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中(zhōng)。

6）查看和處理會議相關事項

會議室申請預訂時可以指定會議記錄人作會議紀要并發送給所有與會人員(yuán)，可以與門禁系統相連使系統自動記錄和顯示會議簽到情況。

7）會議室使用情況統計

可統計個人的申請曆史信息，可統計各種會議資(zī)源的使用情況和各種會議類型的分(fēn)布情況。可以根據客戶實際需求定制各種相關統計報表。

3、顯示系統

會議室顯示系統，作爲公司直接面向員(yuán)工(gōng)和客戶的一(yī)面窗口，基本功能包括顯示、通知(zhī)、監控等，具有向員(yuán)工(gōng)和外(wài)界發布信息，引導與會人員(yuán)準時參與會議，通知(zhī)服務人員(yuán)及時響應會議服務需求等基本功能。除此之外(wài)，顯示系統還具備控制多塊顯示屏分(fēn)屏顯示和合并顯示等高級功能。

該子系統主要由模闆設計器、信息發布引擎、顯示設備客戶端三部分(fēn)組成。 

 模闆設計器 

一(yī)個“所見即所得”的可視化模闆設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模闆設計器可以定制各種信息顯示模闆。

 信息發布引擎

作爲整個信息顯示系統的核心，負責完成數據庫存取、顯示内容自動打包、數據庫信息後台維護、響應客戶端讀取請求等主要功能。

 顯示客戶端 

主要包括雲端計算機及液晶屏兩大(dà)部分(fēn)，爲了顯示需要，雲終端在較高的位置上安裝。顯示客戶端具有安全性高、能耗低、維護簡單、高可管理性、綜合運營成本低等多種優點。

1）會議室信息顯示

每個會議門前的液晶屏顯示當天會議室的預訂情況；提示當前時間及會議室狀态；若當前會議室正在使用，提示會議結束時間。無會議召開(kāi)時，可播放(fàng)企業圖片或視頻文件。

2）會議信息采集

該模塊主要是在會議室内提供多個開(kāi)關，會議人員(yuán)可根據需要改變開(kāi)關狀态，例如：按下(xià)送水開(kāi)關，要求會務人員(yuán)送水；開(kāi)關數量和含義可自定義；開(kāi)關的狀态可與會議室控制系統關聯，例如：按下(xià)會議開(kāi)始開(kāi)關，表示會議已開(kāi)始，在顯示屏幕上顯示“靜”圖片，提醒其他人員(yuán)不得喧嘩。

3）可定制各種顯示信息

系統具有一(yī)個“所見即所得”的可視化模闆設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模闆設計器可以定制會議預訂、企業文化、活動、宣傳等各種的信息顯示模闆，從而提高顯示系統的使用效率。

4）可支持多種格式内容

用戶可以根據實際情況在顯示屏中(zhōng)獨立播放(fàng)多種格式内容，實現了格式和内容多樣化，如圖像、文本、PPT、Flash、MPEG視頻等多種媒體(tǐ)形式，從而大(dà)大(dà)豐富了顯示内容和效果。

4、特點與優勢

1）規範化網絡化會議室管理

利用先進的網絡技術和管理理念爲企業搭建一(yī)個規範的信息系統，将企業寶貴的會議室資(zī)源統一(yī)管理協調，提升企業管理效率與整體(tǐ)形象。

2）多模塊按需選擇

系統集成了多種第三方技術模塊，客戶可以根據自己的實際需求自主選擇是否采用這些模塊，可以減少不必要的開(kāi)支節約成本，做到按需支付。

3）多系統無縫集成

可與企業現有的協同辦公系統和門禁系統等多種業務系統建立接口，實現無縫連接，保證各種現有業務系統良好運行和協同工(gōng)作。

4）靈活性和人性化

顯示系統爲快速适應發布信息的内容變化、數據變化、格式變化提供了有力保障。最終爲客戶提供靈活、多樣、及時、準确的信息發布及人性化的信息服務，支持業務的随需應變、“零編程”的維護能力、

動态可伸縮的系統處理能力。

5）更安全和更穩定

真正做到集中(zhōng)管理，使管理員(yuán)的管理對象由包括所有客戶端設備的整個系統，集中(zhōng)到服務器一(yī)個點，軟硬件升級、殺毒、應用軟件安裝、用戶帳戶管理等等，幾乎所有的工(gōng)作都在服務器上進行，管理員(yuán)隻要維護好服務器即可，大(dà)大(dà)減輕維護工(gōng)作量。還可以利用服務器完善的備份和容錯機制,更可确保系統和數據的快速恢複。

6）低成本和高環保

顯示系統采用雲終端實現一(yī)台主服務器讓幾十個顯示器能獨立、同時操作和使用，節省了80%的軟、硬件費用。低硬件升級成本，雲終端無需升級，隻對服務器進行升級即可提高整個系統性能。低維護成本，整個系統實現服務器單點管理，顯示客戶端零維護。低運營成本，每台雲終端的功耗隻是PC的5%，耗電極低。

7）可定制開(kāi)發個性功能

本公司擁有強大(dà)的技術實力，以及多年大(dà)中(zhōng)型企業業務系統的開(kāi)發和實施經驗，因此可爲客戶根據企業實際情況量身定制開(kāi)發各種業務需求。